L’externalisation, pourquoi et comment ?

L’externalisation c’est l’Action pour une entreprise de confier une partie de ses activités à des partenaires extérieurs.(Larousse). Aujourd’hui sous traiter se développe de plus en plus en France. Mais comment en tant que professionnel pouvez-vous inclure cette prestation extérieure dans la gestion quotidienne de votre activité ? Quelles taches peuvent être sous traitées ? Par qui ? Quid de la confidentialité des données transmises ? Quels sont les bénéfices et avantages ?

Des bénéfices et des avantages pour les professionnels

Le fait de confier des taches récurrentes et chronophages à une entreprise extérieure permet de réduire automatiquement vos frais de gestion, et vos charges liées au personnel. Des économies vous permettant une meilleure gestion de votre activité (réinvestissement, augmentation du budget communication ou publicitaire…).

De plus, comme un assistant, votre prestataire extérieur connait vos besoins et s’adapte. Il est possible de lui dicter vos conditions, et de travailler avec lui suivant votre fonctionnement.

Quelles taches peuvent être sous traitées ?

Autant de questions que les professionnels se posent avant de « sauter le pas ». Il existe des agences ou des cabinets spécialisés en expertise comptable, pour la gestion de la paie et des ressources humaines. Il est également possible d’externaliser une partie de son secrétariat, ou de sa permanence téléphonique.

Il suffit de déterminer au préalable un besoin : Aujourd’hui je ne peux plus répondre à mon standard téléphonique, ou je n’ai pas le temps de saisir mes courriers ou mes actes, j’aimerai trouver un expert comptable pour la gestion de ma comptabilité…

Comment inclure la prestation dans ma gestion quotidienne, et par qui sera t-elle réalisée ?

Votre prestataire est là pour vous aider à mettre en place la prestation et sa gestion au quotidien. Il est un professionnel qualifié et diplômé. N’hésitez pas à demander la qualification de la personne effectuant les tâches à l’entreprise. La prise en charge de la permanence téléphonique ou l’envoi par email d’un courrier à taper ou d’un fichier à retranscrire par email, autant de solutions qui peuvent être trouvées pour vous décharger de certaines taches.

Et la confidentalité des données ?

Votre prestataire, tenu au secret professionnel se doit de vous garantir la confidentialité des données en n’effectuant aucune sauvegarde de fichiers transmis. N’hésitez pas à faire ajouter cette mention lors du devis signé entre les deux parties.

L’externalisation ou sous traitance ne doit pas être vue comme une contrainte, mais plutôt comme une solution de « facilitateur » du quotidien. Elle peut être utilisée ponctuellement ou pour répondre à un besoin régulier. Un bon moyen de recentrer le travail de vous et/ou collaborateurs sur l’essentiel de leurs taches et missions quotidien et de se concentrer sur l’essentiel de l’activité.

ATTENTION :

Ce n’est pas parce que vous bénéficiez des services d’un prestataire que ceci vous exempt de déclaration à la CNIL des traitements de données à caractères personnel qui seront manipulées.

Comme tout professionnel de l’informatique et de l’Internet, il est de mon devoir de vous informer que vous devez mettre en conformité et déclarer à la CNIL tous vos traitement de données à caractère personnel (factures, contacts, emails…).

Vous trouverez plus d’information sur le site de la cnil (www.cnil.fr) ou, étant correspondant CNIL local, dans notre rubrique protection des données personnelles.

Expert Informatique assermenté et formateur spécialisé en sécurité Informatique, en cybercriminalité et en déclarations à la CNIL, Denis JACOPINI et Le Net Expert sont en mesure de prendre en charge, en tant qu’intervenant de confiance, la sensibilisation ou la formation de vos salariés afin de leur enseigner les bonnes pratiques pour assurer une meilleure protection juridique du chef d’entreprise.

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Source : http://www.village-justice.com/articles/externalisation-pourquoi-comment,19173.html

Par Mme Pollet, responsable de l’entreprise APSAEE, spécialisée dans la sous traitance du Secrétariat Juridique : Permanence téléphonique et Retranscription audio.