RGPD et droit d’accès : qui peut consulter, quelles sont les limites ?

Qui peut demander un droit d’accès et sous quel délai ?

RGPD : comment répondre à une demande de droit d’accès ?

Toute personne physique qui en fait la demande a le droit d’obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et peut obtenir la copie de ses données faisant l’objet d’un traitement. Ce droit est renforcé par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Par exemple, une personne exercer son droit d’accès :

• auprès de son employeur : pour accéder aux données de son dossier personnel ;
• auprès de son médecin : pour obtenir une copie des données de son dossier médical ;
• auprès d’une administration : pour obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées.

En tant que responsable du traitement de données personnelles, vous devez :

• Informer les personnes concernées sur l’existence de leur droit d’accès au moment où vous collectez leurs données ;
• Donner accès aux personnes concernées à des modalités pratiques (formulaire, coordonnées) pour exercer leur droit d’accès facilement ;
• Mettre en place un parcours interne efficace au sein de votre entité pour le traitement des demandes de droit d’accès. Cela nécessite de prévoir des procédures en interne permettant de remonter les demandes de droit d’accès au bon interlocuteur afin d’être en mesure de traiter la demande dans les délais impartis ;
• Prévoir des modalités de réponse auprès des personnes concernées qui soient compréhensibles, accessibles, formulées en des termes clairs et simples.

Qui peut exercer cette demande ?

C’est à la personne voulant accéder à ses données personnelles de vous saisir.

Cette personne peut donner un mandat à une personne de son choix pour exercer son droit d’accès. Dans ce cas, la personne choisie doit présenter un courrier précisant l’objet du mandat (exercice du droit d’accès), l’identité du mandant (identité du demandeur qui exerce son droit d’accès à ses données personnelles) et du mandataire (son identité). Elle doit justifier de son identité et de celle du demandeur.

Pour les mineurs et les incapables majeurs, ce sont, selon les cas, les parents, le détenteur de l’autorité parentale ou le tuteur qui effectuent la démarche.

Les limites au droit d’accès

Le droit d’accès doit s’exercer dans le respect du droit des tiers : par exemple, il n’est pas possible de demander à accéder aux données concernant son conjoint ; un salarié d’une entreprise ne peut obtenir des données relatives à un autre salarié.

De même, le droit d’accès ne peut porter atteinte au secret des affaires ou à la propriété intellectuelle (droit d’auteur protégeant le logiciel par exemple).

Les délais pour répondre à une demande

Actuellement, vous devez répondre dans les meilleurs délais à une demande de droit d’accès, dans un délai maximum d’un mois (article 12.3). Cependant, une possibilité de prolonger de deux mois ce délai est prévue, « compte tenu de la complexité et du nombre de demandes », à condition d’en informer la personne concernée dans le délai d’un mois suivant la réception de la demande (article 12.3).

Focus sur le droit d’accès à des données de santé : En ce qui concerne l’accès aux données de santé, les délais sont différents. La communication des données de santé (exemple : dossier médical) doit être faite au plus tard dans les 8 jours suivant la demande et au plus tôt – compte tenu du délai de réflexion prévu par la loi dans l’intérêt de la personne –  dans les 48 heures. Si les informations remontent à plus de cinq ans, le délai est porté à 2 mois (article L.1111-7 du code de la santé publique).

Les frais de reproduction

Le RGPD prévoit un principe de gratuité pour les copies fournies dans le cadre d’une demande d’accès (article 12.5).

Vous pouvez demander le paiement de « frais raisonnables basés sur les coûts administratifs » :

• pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée ;
• si la demande est manifestement infondée ou excessive.

Attention : le coût des « frais raisonnables basés sur les coûts administratifs » ne doit pas être une entrave à l’exercice du droit d’accès.

Les modalités de la communication des données

Les demandes peuvent être faites sur place ou par écrit (voie postale ou électronique).

Si la demande est formulée sur place et que vous ne pouvez pas y apporter une réponse immédiatement, vous devez remettre au demandeur un avis de réception daté et signé.

Si la demande est formulée par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d’usage courant, à moins que la personne concernée ne demande qu’il en soit autrement (article 12.3). Dans ce cas, attention aux modalités de transmission des informations qui doivent se faire de manière sécurisée.

Si la demande est faite par écrit et que vous avez besoin de précisions ou de compléments pour y répondre, vous devez prendre contact avec le demandeur (courrier postal ou électronique).

Si vous envoyez les données personnelles par voie postale, il est souhaitable de le faire par le biais d’un courrier recommandé avec accusé de réception.

Si les données sont communiquées par clé USB, vous pouvez remettre la clé USB en main propre à la personne qui vous a saisi ou l’envoyer par courrier. Vous devez prendre des mesures appropriée pour protéger les données contenues sur ce support, en particulier s’il s’agit de données sensibles. Afin d’éviter que ces données soient accessibles à tous, il est ainsi possible de les chiffrer.  Le code de déchiffrement devra alors être communiqué dans un autre courrier ou par un autre moyen (SMS, courriel …).

Afin de vous aider pour le chiffrement des données, vous pouvez consulter les conseils de la CNIL en la matière.

Et mon sous-traitant ? Le règlement prévoit que le sous-traitant aide le responsable de traitement à s’acquitter de ses obligations en matière de droit d’accès (article 28 e). Par exemple : un employeur pourrait demander à son sous-traitant lui ayant fourni un dispositif de géolocalisation, son appui afin de fournir aux employés qui en feraient la demande, des données de géolocalisations « sous une forme accessible » ; lorsque le responsable de traitement ne dispose que d’une analyse des données, il pourrait se rapprocher du sous-traitant qui aurait conservé les données identifiantes.

Les refus

Vous n’êtes pas tenus de répondre aux demandes de droit d’accès si :

• elles sont manifestement infondées ou excessives notamment par leur caractère répétitif  (par exemple, demandes multiples et rapprochées dans le temps d’une copie déjà fournie) ;
• les données ne sont plus conservées / ont été effacées : dans ce cas, l’accès est impossible (ex : les enregistrements réalisés par un dispositif de vidéosurveillance sont conservés normalement 30 jours maximum. Ils sont détruits à l’issue de ce délai).

A noter : le fait qu’une personne demande de nouveau communication de ses données auxquelles elle a déjà eu accès ne doit pas être considéré systématiquement comme une demande excessive. En effet, il faut notamment apprécier le délai entre les deux demandes, la possibilité que des nouvelles données aient été collectées etc.

Si vous ne donnez pas suite à une demande, vous devez motiver votre décision et informer le demandeur des voies et délais de recours pour contester cette décision.

Que faire lorsque vous envisagez de modifier un traitement de données de recherche, étude ou évaluation dans le domaine de la santé ?

RGPD Spécial consentement (5/5) : Le consentement doit-il être à nouveau recueilli avec le RGPD ?

Que disent les textes ?

> Articles 4, 6 et 7 et considérants 42) et 43) du RGPD. 

> Lignes directrices sur le consentement prévu par le règlement (UE) 2016/679 (WP 259) 

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RGPD Spécial consentement (1/5) : Qu’est-ce que le consentement ?

RGPD Spécial consentement (2/5) : Le consentement des personnes doit-il être systématiquement recueilli ?

RGPD Spécial consentement (3/5) : Quel sont les critères de validité du consentement ?

RGPD Spécial consentement (4/5) : Que change le RGPD ?

RGPD Spécial consentement (5/5) : Le consentement doit-il être à nouveau recueilli avec le RGPD ?

RGPD Spécial consentement (4/5) : Que change le RGPD ?

Le RGPD n’a pas modifié substantiellement la notion de consentement. Il a en revanche clarifié sa définition et l’a renforcé, en l’assortissant de certains droits et garanties :

• Droit au retrait : la personne doit avoir la possibilité de retirer son consentement à tout moment, par le biais d’une modalité simple et équivalente à celle utilisée pour recueillir le consentement (par exemple, si le recueil s’est fait en ligne, il doit pouvoir être retiré en ligne également).

• Preuve du consentement : le responsable du traitement doit être en mesure de démontrer à tout moment que la personne a bien consenti, dans des conditions valides.

Pour ce faire, les responsables du traitement doivent documenter les conditions de recueil du consentement. La documentation doit permettre de démontrer :

• la mise en place de mécanismes permettant de ne pas lier le recueil du consentement, notamment à la réalisation d’un contrat (consentement « libre »)
• la séparation claire et intelligible des différentes finalités de traitement (consentement « spécifique » ou « granularité du consentement »)
• la bonne information des personnes (consentement « éclairé »)
• le caractère positif de l’expression du choix de la personne (consentement « univoque »)

Les responsables du traitement peuvent notamment tenir un registre des consentements, qui peut s’insérer dans la documentation plus générale de l’organisme.

Le RGPD prévoit des conditions particulières de consentement pour certaines situations :

• Consentement des mineurs : pour les services de la société de l’information (réseaux sociaux, plateformes, newsletters, etc.), le traitement des données personnelles d’un enfant fondé sur le consentement n’est licite, par principe, que si l’enfant est âgé d’au moins 16 ans.

Lorsque l’enfant est âgé de moins de 16 ans, le traitement n’est licite que si le consentement est donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale à l’égard de l’enfant. Le RGPD permet aux Etats membres de faire varier cet âge, en dessous duquel le consentement doit être donné par les parents, entre 13 et 16 ans.

En France, l’âge retenu est de 15 ans : les enfants de 15 ans ou plus peuvent consentir eux-mêmes au traitement de leurs données fondé sur le consentement dans le cadre des services de la société d’information. Entre 13 et 15 ans, la loi « Informatique et Libertés » impose le recueil du consentement conjoint de l’enfant et du titulaire de l’autorité parentale. En-dessous de 13 ans, seuls les titulaires de l’autorité parentale peuvent consentir au traitement de ces données.

• Consentement explicite : dans certains cas, le consentement doit être explicite. Cette caractéristique fait référence à la modalité d’expression du consentement : il est nécessaire de disposer d’une déclaration expresse de la part de la personne concernée, ce qui suppose une attention particulière et la mise en place de mécanismes ad hoc par le responsable du traitement.

Il s’agit des cas où il existe un risque sérieux sur la protection des données et qui nécessitent un plus haut degré de contrôle de l’individu : il est par exemple exigé pour le traitement des données sensibles ou pour permettre la prise de décision entièrement automatisée.

Pour s’assurer d’un consentement explicite, le responsable du traitement peut par exemple :

• prévoir une case de recueil du consentement spécifiquement dédiée au traitement des données sensibles
• demander une déclaration écrite et signée par la personne concernée ou l’envoi d’un courriel indiquant que la personne accepte expressément le traitement de certaines catégories de données
• recueillir le consentement en deux étapes : envoi d’un courriel à la personne concernée qui doit ensuite confirmer sa première action de consentement

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RGPD Spécial consentement (1/5) : Qu’est-ce que le consentement ?

RGPD Spécial consentement (2/5) : Le consentement des personnes doit-il être systématiquement recueilli ?

RGPD Spécial consentement (3/5) : Quel sont les critères de validité du consentement ?

RGPD Spécial consentement (4/5) : Que change le RGPD ?

RGPD Spécial consentement (5/5) : Le consentement doit-il être à nouveau recueilli avec le RGPD ?

RGPD Spécial consentement (3/5) : Quel sont les critères de validité du consentement ?

4 critères cumulatifs doivent être remplis pour que le consentement soit valablement recueilli. Le consentement doit être :

1. Libre : le consentement ne doit pas être contraint ni influencé. La personne doit se voir offrir un choix réel, sans avoir à subir de conséquences négatives en cas de refus.

Le caractère libre du consentement doit faire l’objet d’une attention particulière dans le cas de l’exécution d’un contrat, y compris pour la fourniture d’un service : refuser de consentir à un traitement qui n’est pas nécessaire à l’exécution du contrat ne doit pas avoir de conséquence sur son exécution ou sur la prestation du service.

Par exemple, un opérateur de téléphonie mobile recueille le consentement de ses clients pour l’utilisation de leurs coordonnées par des partenaires à des fins de prospection commerciale. Le consentement est considéré comme libre à condition que le refus des clients n’impacte pas la fourniture du service de téléphonie mobile.

 

2. Spécifique : un consentement doit correspondre à un seul traitement, pour une finalité déterminée.

Dès lors, pour un traitement qui comporte plusieurs finalités, les personnes doivent pouvoir consentir indépendamment pour l’une ou l’autre de ces finalités. Elles doivent pouvoir choisir librement les finalités pour lesquelles elles consentent au traitement de leurs données.

Par exemple, un organisateur d’évènements culturels souhaite recueillir le consentement des spectateurs pour deux types de prestations : la conservation de leurs coordonnées de paiement (carte bancaire) afin de faciliter leurs prochaines réservations ; la collecte de leur adresse électronique pour leur adresser des courriels concernant des prochaines représentations. Pour que le consentement soit valide, les spectateurs doivent pouvoir consentir librement et séparément pour chacun de ces deux traitements : la conservation des coordonnées bancaires et l’utilisation de leur adresse électronique.

 

3. Eclairé : pour qu’il soit valide, le consentement doit être accompagné d’un certain nombre d’informations communiquées à la personne avant qu’elle ne consente.

Au-delà des obligations liées à la transparence, le responsable du traitement devrait fournir les informations suivantes aux personnes concernées pour recueillir leur consentement éclairé :

• l’identité du responsable du traitement ;
• les finalités poursuivies ;
• les catégories de données collectées ;
• l’existence d’un droit de retrait du consentement ;
• selon les cas : le fait que les données seront utilisées dans le cadre de décisions individuelles automatisées ou qu’elles feront l’objet d’un transfert vers un pays hors Union européenne.

4. Univoque : le consentement doit être donné par une déclaration ou tout autre acte positif clairs. Aucune ambiguïté quant à l’expression du consentement ne peut demeurer.

Les modalités suivantes de recueil du consentement ne peuvent pas être considérées comme univoques :

• les cases pré-cochées ou pré-activées
• les consentements « groupés » (lorsqu’un seul consentement est demandé pour plusieurs traitements distincts)
• l’inaction (par exemple, l’absence de réponse à un courriel sollicitant le consentement)

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RGPD Spécial consentement (1/5) : Qu’est-ce que le consentement ?

RGPD Spécial consentement (2/5) : Le consentement des personnes doit-il être systématiquement recueilli ?

RGPD Spécial consentement (3/5) : Quel sont les critères de validité du consentement ?

RGPD Spécial consentement (4/5) : Que change le RGPD ?

RGPD Spécial consentement (5/5) : Le consentement doit-il être à nouveau recueilli avec le RGPD ?

RGPD Spécial consentement (2/5) : Le consentement des personnes doit-il être systématiquement recueilli ?

Le consentement des personnes doit-il être systématiquement recueilli ?

Non : le consentement est l’une des 6 bases juridiques prévues par le RGPD qui autorisent la mise en œuvre de traitements de données à caractère personnel.

Les responsables du traitement peuvent procéder à des traitements en s’appuyant sur une autre base légale, comme par exemple l’exécution d’un contrat ou leur intérêt légitime. La base légale appropriée doit être déterminée par le responsable du traitement de manière adaptée à la situation et au type de traitement concerné.

En revanche, le consentement de la personne est systématiquement requis pour certains traitements, encadrés par des dispositions légales spécifiques : par exemple, pour réaliser de la prospection commerciale par courriel…[lire la suite]

RGPD Spécial consentement (1/5) : Qu’est-ce que le consentement ?

RGPD Spécial consentement (2/5) : Le consentement des personnes doit-il être systématiquement recueilli ?

RGPD Spécial consentement (3/5) : Quel sont les critères de validité du consentement ?

RGPD Spécial consentement (4/5) : Que change le RGPD ?

RGPD Spécial consentement (5/5) : Le consentement doit-il être à nouveau recueilli avec le RGPD ?

RGPD : Comment remplir le registre CNIL ?

Le principe d’accountability est la responsabilisation des opérateurs afin d’assurer une protection optimale des données personnelles qu’ils traitent de manière continue. Les responsables de traitements et les sous-traitants devront mettre en place des mesures de protection des données appropriées et démontrer cette conformité à tout moment (= documenter la conformité). Tout au long du processus de traitement des données, le responsable du traitement devra non seulement garantir mais aussi être en mesure de démontrer qu’il respecte les droits des personnes au regard des finalités du traitement et des risques inhérents au traitement.

Vous devrez renseigner notamment :

Objectifs poursuivis
Décrivez clairement l’objet du traitement de données personnelles et ses fonctionnalités.
Exemple : pour une activité « formation des personnels » : suivi des demandes de formation et des périodes de
formation effectuées, organisation des sessions et évaluation des connaissances.

Catégories de personnes concernées
Listez les différents types de personnes dont vous collectez ou utilisez les données.
Exemples : salariés, usagers, clients, prospects, bénéficiaires, etc.

Catégories de données collectées
Listez les différentes données traitées
Etat-civil, identité, données d’identification, images (nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu
de naissance, etc.)
Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.)
Vie professionnelle (CV, situation professionnelles, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)
Informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, données bancaires, etc.)
Données de connexion (adresses Ip, logs, identifiants des terminaux, identifiants de connexion, informations d’horodatage, etc.)
Données de localisation (déplacements, données GPS, GSM, …)
Internet (cookies, traceurs, données de navigation, mesures d’audience, …)

• Contrôle d’accès des utilisateurs ;
• Mesures de traçabilité Précisez la nature des traces (exemple : journalisation des accès des utilisateurs), les données enregistrées (exemple : identifiant, date et heure de connexion, etc.) et leur durée de conservation ;
• Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
• Sauvegarde des données ;
• Chiffrement des données (exemple : site accessible en https, utilisation de TLS, etc.);
• Contrôle des sous-traitants ;
• Autres mesures.

RGPD Spécial consentement  (1/5) : Qu’est-ce que le consentement des personnes ?

RGPD Spécial consentement (1/5) : Qu’est-ce que le consentement ?

RGPD Spécial consentement (2/5) : Le consentement des personnes doit-il être systématiquement recueilli ?

RGPD Spécial consentement (3/5) : Quel sont les critères de validité du consentement ?

RGPD Spécial consentement (4/5) : Que change le RGPD ?

RGPD Spécial consentement (5/5) : Le consentement doit-il être à nouveau recueilli avec le RGPD ?

Un organisme présidé par le maire d’une commune sanctionné par la CNIL

C’est une première. Le 31 juillet, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a infligé une amende de 30 000 euros à Archipel Habitat, l’office HLM de la métropole de Rennes présidé par la maire (PS) de la ville, Nathalie Appéré. Le gendarme des fichiers lui reproche d’avoir adressé à ses locataires une lettre au ton trop critique à propos de la décision du gouvernement de réduire les aides personnalisées au logement (APL) et les loyers des organismes HLM.

« Après une première baisse de 5 euros par mois, le gouvernement vient d’annoncer son intention de diminuer, dès le 1er janvier 2018, de 60 euros par mois en moyenne les APL des locataires du parc social. Cette mesure est injuste car elle vise exclusivement les personnes logées dans le parc social et marque ainsi une vraie rupture d’égalité au sein de la population », écrivait Mme Appéré aux 12 500 locataires – dont ceux qui ne perçoivent pas d’APL –, le 9 octobre 2017.

Elle ajoutait : « Compensée par une diminution des loyers, cette orientation, si elle devait se mettre effectivement en œuvre, aurait des répercussions terribles sur la qualité de votre cadre de vie. » Pour Archipel Habitat, cette ponction de l’Etat se chiffre à plus de 7 millions d’euros, soit 12 % de ses loyers, donc de sa capacité à construire et rénover….[lire la suite]