RGPD : Que se passe t-il si le 25 mai 2018 nous n’avons pas terminé notre mise en conformité ?

Le RGPD en 10 questions. Par François-Xavier Boulin, Avocat.

RGPD : Que se passe t-il si le 25 mai 2018 nous n’avons pas terminé notre mise en conformité ?
Le Net Expert : Denis JACOPINI, vous êtes spécialisé dans l’accompagnement des PME dans la mise en conformité avec le RGPD depuis plusieurs années. Que se passe t-il si le 25 mai 2018 nous n’avons pas terminé notre mise en conformité avec le RGPD  ?

 

 

Si le 25 mai 2018 vous n’avez pas terminé votre mise en conformité avec le RGPD ou pire, vous venez à peine de l’initier pour votre entreprise, association ou administration, stricto sensu, en tant que responsable de traitement pénalement responsable, vous devenez amendable et les sanctions encourues, forcément pécuniaires selon les cas, pourraient être accompagnées de peines de prison comme le précise l’article 226-17 du Code pénal.

Ainsi, le Règlement sera « obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre », dont la France dès le 25 mai 2018, et puisqu’il s’agit d’un règlement, celui-ci entrera directement en vigueur, sans nécessiter de législation de transposition.

En réalité, avant que soient engagées des sanctions à votre encontre, vous serez contacté par la CNIL, laquelle vous demandera certainement de justifier les mesures prises à l’égard du Règlement Européen. Il est clair qu’au plus vous faites preuve de négligence, de mauvaise foi et de résistance, les sanctions risquées se rapprocheront du maximum à savoir la plus grande valeur entre 4% de votre chiffre d’affaire mondial ou 20 millions d’euros.

Si par contre, vous avez entamé une démarche de mise en conformité à savoir au minimum commencé à suivre une formation, désigné officiellement une personne (interne ou externe à votre entreprise) à cette démarche réglementaire et même si vous en êtes seulement au stade où vous avez commencé à établir la liste de vos traitements avec les risques inhérents à la vie privée et aux libertés fondamentales des propriétaires des données à caractère personnel et si possible vous avez commencé à mettre en place des mesures correctives, vous montrerez ainsi à l’autorité administrative indépendante de contrôle du bon respect de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel  (la CNIL en France) que vous avez pris en compte cette démarche dans votre organisation, pris au sérieux des défaillance en matière juridique ou technique de votre organisation et que des améliorations sont en cours. L’ensemble des démarches accomplies même après le 25 mai 2018 joueront en votre faveur en anéantissant les risques de sanction, bien évidemment à condition que vous ne fassiez aucune victime en cas de fuite de données avant.

 

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Qu’est-ce que le registre RGPD ?

Qu’est-ce que le registre RGPD ?
Le registre est prévu par l’article 30 du RGPD. Il participe à la documentation de la conformité.

 

 

Document de recensement et d’analyse, il doit refléter la réalité de vos traitements de données personnelles et vous permet d’identifier précisément :

  • les parties prenantes (représentant, sous-traitants, co-responsables, etc.) qui interviennent dans le traitement des données,
  • les catégories de données traitées,
  • à quoi servent ces données (ce que vous en faites),
  • qui accède aux données et à qui elles sont communiquées,
  • combien de temps vous les conservez,
  • et comment elles sont sécurisées.

Au-delà de la réponse à l’obligation prévue par l’article 30 du RGPD, le registre est un outil de pilotage et de démonstration de votre conformité au RGPD. Il vous permet de documenter vos traitements de données et de vous poser les bonnes questions : ai-je vraiment besoin de cette donnée dans le cadre de mon traitement ? Est-il pertinent de conserver toutes les données aussi longtemps ? Les données sont-elles suffisamment protégées ? Etc.

Sa création et sa mise à jour sont ainsi l’occasion d’identifier et de hiérarchiser les risques au regard du RGPD. Cette étape essentielle vous permettra d’en déduire un plan d’action de mise en conformité de vos traitements aux règles de protection des données.

 

Qui est concerné ?

L’obligation de tenir un registre des traitements concerne tous les organismes, publics comme privés et quelle que soit leur taille, dès lors qu’ils traitent des données personnelles.

Dispositions pour les organismes de moins de 250 salariés

Les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d’une dérogation en ce qui concerne la tenue de registres. Ils doivent inscrire au registre les seuls traitements de données suivants :

  • les traitements non occasionnels (exemple : gestion de la paie, gestion des clients/prospects et des fournisseurs, etc.) ;
  • les traitements susceptibles de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes (exemple : systèmes de géolocalisation, de vidéosurveillance, etc.)
  • les traitements qui portent sur des données sensibles (exemple : données de santé, infractions, etc.).

En pratique, cette dérogation est donc limitée à des cas très particuliers de traitements, mis en œuvre de manière occasionnelle et non routinière, comme par exemple une campagne de communication à l’occasion de l’ouverture d’un nouvel établissement, sous réserve que ces traitements ne soulèvent aucun risque pour les personnes concernées. En cas de doute sur l’application de cette dérogation à un traitement, la CNIL vous recommande de l’intégrer dans votre registre.

 

Un registre spécifique pour les activités de sous-traitance des données personnelles

Les organismes qui traitent des données personnelles pour le compte d’un autre organisme(les sous-traitants comme, par exemple, des prestataires de services informatiques ou des agences de marketing ou de communication qui traitent des données personnelles pour le compte de leurs clients) doivent également tenir un registre de leurs activités de sous-traitant impliquant le traitement de données.

Pour plus de précisions : voir le guide RGPD pour les sous-traitants

 

Que contient le registre ?

L’article 30 du RGPD prévoit des obligations spécifiques pour le registre du responsable de traitement de données personnelles et pour le registre du sous-traitant. Si votre organisme agit à la fois en tant que sous-traitant et responsable de traitement, votre registre doit donc clairement distinguer les deux catégories d’activités.

En pratique, dans cette hypothèse, la CNIL vous recommande de tenir 2 registres :

  1. un pour les traitements de données personnelles dont vous êtes vous-même responsable,
  2. un autre pour les traitements que vous opérez, en tant que sous-traitant, pour le compte de vos clients.

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Accompagnant depuis 2012 de nombreux établissements, Denis JACOPINI, Expert informatique diplômé en cybercriminalité, certifié en gestion des risques sur les systèmes d'information (ISO 27005) et formé par la CNIL depuis 2011 sur une trentaine de thèmes, est en mesure de vous accompagner dans votre démarche de mise en conformité RGPD.

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Source : Le registre des activités de traitement



Se mettre en conformité avec la CNIL. Quel est le rôle de l’audit ? | Denis JACOPINI

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Se mettre en conformité avec la CNIL. Quel est le rôle de l’audit ? 
Depuis le 6 janvier 1978, les établissements public ou privés, les associations, les entreprises etc. doivent se mettre en conformité avec la Loi Informatique et Libertés. Un règlement européen entrant dans quelques mois en vigueur risquant de responsabiliser et sanctionner bien plus lourdement les concernés, il nous semblait important de vous détailler les étapes indispensables pour se mettre en conformité avec la CNIL.

Art. 226-16 de la Loi Informatique et Libertés

Le fait, y compris par négligence, de procéder ou de faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans qu’aient été respectées les formalités préalables à leur mise en oeuvre prévues par la loi est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende.

Même si remplir un formulaire de déclaration à la CNIL est simple et gratuit, il vous engage cependant, par la signature que vous apposez, à respecter point par point la loi Informatique et Libertés.

Cette démarche doit commencer par une analyse précise et confidentielle de l’ensemble de vos systèmes de traitements de données, l’#audit CNIL, indépendant de la démarche de contrôle de la CNIL.

> Comment se passe un contrôle de la CNIL

Une fois cet audit CNIL réalisé, l’établissement connaissant enfin les actions qu’il doit mener va pouvoir prévoir deux actions de formation entrant dans notre cursus :

Se mettre en conformité avec la CNIL, mode d’emploi

  • sensibiliser le personnel de l’établissement en lui expliquant la raison d’une démarche de mise en conformité CNIL et le comportement qu’il sevra adopter pour favoriser cette action ;
  • former le futur correspondant CNIL (CIL) à devenir autonome en lui inculquant :
    • les notions clés et grands principes de la loi informatique et libertés ;
    • les principes de base en matière de sécurité des systèmes d’information ;
    • le traitement des demandes et les modalités d’instruction d’une plainte ;
    • les contrôles et les procédures de sanction de la CNIL
    • La mise en application de la mise en conformité sur des cas concrets sur le système informatique de votre entreprise.

Au terme de ces démarches, un nouvel audit CNIL peut être réalisé afin de vérifier la conservation de la conformité dans le temps.

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Denis JACOPINI
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Notre métier : Denis JACOPINI est Expert indépendant, Expert judiciaire en Informatique spécialisé en protection des données personnelles. Son expérience dans l’expertise de systèmes de votes électroniques, son indépendance et sa qualification en sécurité Informatique (ISO 27005 et cybercriminalité) vous apporte l’assurance d’une qualité dans ses rapport d’expertises, d’une rigueur dans ses audits et d’une impartialité et neutralité dans ses positions vis à vis des solutions de votes électroniques.

Nous pouvons également vous accompagner dans vos démarches de mise en conformité avec la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

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Sources : Denis JACOPINI
https://www.cnil.fr/fr/comment-se-passe-un-controle-de-la-cnil


Mettre son entreprise en conformité avec la CNIL, secrets et mode d’emploi

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Le règlement européen de protection des données et les contrats fournisseurs

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Même si remplir un formulaire de déclaration à la CNIL est gratuit, il vous engage cependant, par la signature que vous apposez, à respecter scrupuleusement la loi Informatique et Libertés.- Que se cache derrière cette loi ?

– Quels sont les étapes indispensables et les pièges à éviter pour que cette mise en conformité ne se transforme pas en fausse déclaration ?

 

 

 

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Source : Denis JACOPINI


Règlement européen sur la protection des données : Transparence et responsabilisation

Règlement européen sur la protection des données : Transparence et responsabilisation

Alors que la directive de 1995 reposait en grande partie sur la notion de « formalités préalables » (déclaration, autorisations), le règlement européen repose sur une logique de conformité, dont les acteurs sont responsables, sous le contrôle et avec l’accompagnement du régulateur.

Une clé de lecture : la protection des données dès la conception et par défaut (privacy by design)

Les responsables de traitements devront mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires au respect de la protection des données personnelles, à la fois dès la conception du produit ou du service et par défaut. Concrètement, ils devront veiller à limiter la quantité de données traitée dès le départ (principe dit de « minimisation »).

Un allègement des formalités administratives et une responsabilisation des acteurs

Afin d’assurer une protection optimale des données personnelles qu’ils traitent de manière continue, les responsables de traitements et les sous-traitants devront mettre en place des mesures de protection des données appropriées et démontrer cette conformité à tout moment (accountability).

La conséquence de cette responsabilisation des acteurs est la suppression des obligations déclaratives dès lors que les traitements ne constituent pas un risque pour la vie privée des personnes. Quant aux traitements soumis actuellement à autorisation, le régime d’autorisation pourra être maintenu par le droit national (par exemple en matière de santé) ou sera remplacé par une nouvelle procédure centrée sur l’étude d’impact sur la vie privée.

De nouveaux outils de conformité :

  • la tenue d’un registre des traitements mis en œuvre
  • la notification de failles de sécurité (aux autorités et personnes concernées)
  • la certification de traitements
  • l’adhésion à des codes de conduites
  • le DPO (délégué à la protection des données)
  • les études d’impact sur la vie privée (EIVP)

Les « études d’impact sur la vie privée » (EIVP ou PIA)

Pour tous les traitements à risque, le responsable de traitement devra conduire une étude d’impact complète, faisant apparaître les caractéristiques du traitement, les risques et les mesures adoptées.  Concrètement, il s’agit notamment des traitements de données sensibles (données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, les données concernant la santé ou l’orientation sexuelle, mais aussi, fait nouveau, les données génétiques ou biométriques), et de traitements reposant sur « l’évaluation systématique et approfondie d’aspects personnels des personnes physiques », c’est-à-dire notamment de profilage.

Si l’organisme ne parvient pas à réduire ce risque élevé par des mesures appropriées, il devra consulter l’autorité de protection des données avant de mettre en œuvre ce traitement. Les « CNIL » pourront s’opposer au traitement à la lumière de ses caractéristiques et conséquences.

Une obligation de sécurité et de notification des violations de données personnelles pour tous les responsables de traitements

Les données personnelles doivent être traitées de manière à garantir une sécurité et une confidentialité appropriées.

Lorsqu’il constate une violation de données à caractère personnel, le responsable de traitement doit notifier à l’autorité de protection des données la violation dans les 72 heures. L’information des personnes concernées est requise si cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne.

Le Délégué à la Protection des données (Data Protection Officer)

Les responsables de traitement et les sous-traitants devront obligatoirement désigner un délégué :

  • s’ils appartiennent au secteur public,
  • si leurs activités principales les amène à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle,
  • si leurs activités principales les amène à traiter (toujours à grande échelle) des données dites « sensibles » ou relatives à des condamnations.

 

En dehors de ces cas, la désignation d’un délégué à la protection des données sera bien sûr possible.

Les responsables de traitement peuvent opter pour un délégué à la protection des données mutualisé ou externe.

Le délégué devient le véritable « chef d’orchestre » de la conformité en matière de protection des données au sein de son organisme. Il est ainsi chargé :

  • d’informer et de conseiller le responsable de traitement ou le sous-traitant, ainsi que ses employés ;
  • de contrôler le respect du règlement européen et du droit national en matière de protection des données ;
  • de conseiller l’organisme sur la réalisation d’une analyse d’impact (PIA) et d’en vérifier l’exécution ;
  • de coopérer avec l’autorité de contrôle et d’être le point de contact de celle-ci.

source : CNIL

 

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Original de l’article mis en page : Règlement européen sur la protection des données : ce qui change pour les professionnels | CNIL



Règlement européen sur la protection des données : Renforcement des droits des personnes

Règlement européen sur la protection des données : Renforcement des droits des personnes

Le règlement européen renforce les droits des personnes et facilite l’exercice de ceux-ci.

Consentement renforcé et transparence

Le règlement impose la mise à disposition d’une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par les traitements de données.

L’expression du consentement est définie : les utilisateurs doivent être informés de l’usage de  leurs données et doivent en principe donner leur accord pour le traitement de leurs données, ou pouvoir s’y opposer. La charge de la preuve du consentement incombe au responsable de traitement. La matérialisation de ce consentement doit être non ambigüe.

De nouveaux droits

Le droit à la portabilité des données : ce nouveau droit permet à une personne de récupérer les données qu’elle a fournies sous une forme aisément réutilisable, et, le cas échéant, de les transférer ensuite à un tiers. Il s’agit ici de redonner aux personnes la maîtrise de leurs données, et de compenser en partie l’asymétrie entre le responsable de traitement et la personne concernée.

Des conditions particulières pour le traitement des données des enfants : Pour la première fois, la législation européenne comporte des dispositions spécifiques pour les mineurs de moins de 16 ans. L’information sur les traitements de données les concernant doit être rédigée en des termes clairs et simples, que l’enfant peut aisément comprendre. Le consentement doit être recueilli auprès du titulaire de l’autorité parentale. Les États membres peuvent abaisser cet âge par la loi, sans toutefois qu’il puisse être inférieur à 13 ans. Devenu adulte, le consentement donné sur un traitement doit pouvoir être retiré et les données effacées.

Introduction du principe des actions collectives : Tout comme pour la législation relative à la protection des consommateurs, les associations actives dans le domaine de la protection des droits et libertés des personnes en matière de protection des données auront la possibilité d’introduire des recours collectifs en matière de protection des données personnelles.

Un droit à réparation des dommages matériel ou moral : Toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation du présent règlement a le droit d’obtenir du responsable du traitement ou du sous-traitant réparation du préjudice subi.

source : CNIL

 

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Règlement européen sur la protection des données : Evolution du cadre juridique

Règlement européen sur la protection des données : Evolution du cadre juridique
Le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles est paru au journal officiel de l’Union européenne le 4 mai 2016 et entré en application le 25 mai 2018. L’adoption de ce texte permet à l’Europe de s’adapter aux nouvelles réalités du numérique.

Un cadre juridique unifié pour l’ensemble de l’UE

Un champ d’application étendu

  • Le critère du ciblage

Le règlement s’applique dès lors que le responsable de traitement ou le sous-traitant est établi sur le territoire de l’Union européenne ou que le responsable de traitement ou le sous-traitant met en œuvre des traitements visant à fournir des biens et des services aux résidents européens ou à les « cibler » (en anglais monitor).

En pratique, le droit européen s’appliquera donc chaque fois qu’un résident européen sera directement visé par un traitement de données, y compris par Internet.

 

  • La responsabilité des sous-traitants

Par ailleurs, alors que le droit de la protection des données actuel concerne essentiellement les « responsables de traitements », c’est-à-dire les organismes qui déterminent les finalités et les modalités de traitement de données personnelles, le projet de règlement étend aux sous-traitants une large partie des obligations imposées aux responsables de traitement.

Un guichet unique : le « one stop shop »

Les entreprises seront en contact avec un « guichet unique », à savoir l’autorité de protection des données de l’État membre où se trouve leur « établissement principal », désignée comme l’autorité « chef de file ». Cet établissement sera soit le lieu de leur siège central dans l’Union, soit l’établissement au sein duquel seront prises les décisions relatives aux finalités et aux modalités du traitement.  Les entreprises bénéficieront ainsi d’un interlocuteur unique pour l’Union européenne en matière de protection des données personnelles, lorsqu’elles mettront en œuvre des traitements transnationaux.

Une coopération renforcée entre autorités pour les traitements transnationaux

Toutefois, dès lors qu’un traitement sera transnational – donc qu’il concernera les citoyens de plusieurs États membres –, les autorités de protection des données des différents États concernées seront juridiquement compétentes pour s’assurer de la conformité des traitements de données mis en œuvre.

Afin d’assurer une réponse unique pour l’ensemble du territoire de l’Union, l’autorité « chef de file » coopérera avec les autres autorités de protection des données concernées dans le cadre d’opérations conjointes. Les décisions seront adoptées conjointement par l’ensemble des autorités concernées, notamment en termes de sanctions.

Les autorités de protection nationales sont réunies au sein d’un Comité européen de la protection des données (CEPD), qui veille à l’application uniforme du droit sur la protection des données. Il a vocation à remplacer l’actuel G29.

En pratique, l’autorité « chef de file » propose les mesures ou décisions (constatant la conformité d’un traitement ou proposant une sanction, par exemple). Les autorités européennes concernées par le traitement disposent alors d’un délai de quatre semaines pour approuver cette décision ou, au contraire, soulever une objection. Si l’objection n’est pas suivie, la question est portée devant le CEPD qui rend alors un avis. Cet avis est contraignant et doit donc être suivi par l’autorité « chef de file ».

Que le CEPD soit ou non saisi, l’autorité « chef de file » portera la décision ainsi partagée par ses homologues. Il y aura donc une décision conjointe, susceptible de recours devant le juge des décisions de l’autorité « chef de file ».

 

  • Par exemple, dans le cas d’une entreprise dont l’établissement principal est en France, la CNIL sera le guichet unique de cette entreprise et lui notifiera les décisions adoptées dans le cadre de ce mécanisme de cohérence. Ses décisions seront ensuite, si elles sont défavorables, susceptibles de recours devant le Conseil d’État. Ce mécanisme permet ainsi aux autorités de protection des données de se prononcer rapidement sur la conformité d’un traitement ou sur un manquement au règlement et garantit une sécurité juridique élevée aux entreprises en leur assurant une réponse unique sur l’ensemble du territoire de l’Union.

 

source : CNIL

 

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RGPD : Faire face aux exigences

«Faire face aux exigences posées par le RGPD» | Paperjam News

RGPD : Faire face aux exigences
À compter du 25 mai 2018, le nouveau règlement européen relatif à la protection des données personnelles connu sous l’acronyme RGPD s’appliquera à toutes les entreprises publiques ou privées.

 

 

Ces dernières devront entrer dans une démarche proactive de mise en conformité du nouveau règlement. L’enjeu est de taille, car tout manquement à ces nouvelles obligations pourrait être lourdement sanctionné par l’autorité de contrôle, la CNPD, qui sera habilitée dès l’entrée en vigueur du règlement à infliger des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros et 4 % du chiffre d’affaires mondial.

Le champ d’application du RGPD est particulièrement large : toutes les entités, européennes ou non, sont concernées à partir du moment où elles collectent et effectuent des traitements de données à caractère personnel d’un citoyen européen. Le RGPD vient renforcer les droits de la personne, et par conséquent augmenter les devoirs et les responsabilités de toute la chaîne d’acteurs, du responsable de traitement aux partenaires commerciaux, y compris les sous-traitants fournisseurs de services. Tous les flux de données sont concernés par cette nouvelle réglementation.

Ces nouvelles contraintes s’appuient notamment sur le principe d’accountability qui impose à chaque entreprise une obligation de rendre compte, notamment en se dotant d’une politique globale de protection des données conforme à la réglementation, et en étant à même de prouver à tout moment que des mesures concrètes et des procédures adéquates ont été mises en place. Dans ce nouveau contexte, il est préconisé que les responsables de traitement aient recours à des prestataires externes leur permettant d’assurer une mise en conformité effective…[lire la suite]

 

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Mise en conformité RGPD : Mode d’emploi

Formation RGPD : L’essentiel sur le règlement Européen pour la Protection des Données Personnelles

Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016

DIRECTIVE (UE) 2016/680 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016

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Comprendre le Règlement Européen sur les données personnelles en 6 étapes

Notre sélection d’articles sur le RGPD (Règlement Européen sur la Protection des données Personnelles) et les DPO (Délégués à la Protection des Données)

 

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RGPD : Impact sur l’Email Marketing

Sarbacane : Tout comprendre sur le RGPD, le règlement européen qui va impacter toutes les entreprises en 2018 - Global Security Mag Online

RGPD : Impact sur l’Email Marketing
En mai 2018 entrera en vigueur le fameux RGPD : le Règlement Européen sur la Protection des Données. Il vise avant tout à renforcer la protection des données personnelles des internautes. De nombreux articles en ont déjà parlé et beaucoup imaginent que cette réglementation touchera de plein fouets les acteurs de l’email marketing français et leurs utilisateurs.

Sarbacane Software propose une infographie* résumant les réels changements qui seront apportés par le RGPD, et son implication pratique dans le domaine de l’emailing.

 

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Notre Expert, Denis JACOPINI, est assermenté, spécialisé en Cybercriminalité, Recherche de preuves et en Protection des données personnelles. Diplômé en Cybercriminalité (Droit, Sécurité de l’information & Informatique légale), en Droit de l’Expertise Judiciaire et certifié en gestion des risques en Sécurité des Systèmes d’Information (ISO 27005), Denis JACOPINI est aussi formateur inscrit auprès de la DDRTEFP (Numéro formateur n°93 84 03041 84).



 

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et Sarbacane.com



RGPD Règlement européen sur la protection des données : ce qui change pour les professionnels

RGPD Règlement européen sur la protection des données :
ce qui change pour les professionnels
Le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles est paru au journal officiel de l’Union européenne entrera en application le 25 mai 2018. L’adoption de ce texte doit permettre à l’Europe de s’adapter aux nouvelles réalités du numérique.

 

 

 

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