| Dans un autre article, j’ai insisté sur le fait que l’impact du Règlement général sur la protection des données était lourdement sous-estimé. Dans cet article, j’explique pourquoi la conformité est essentielle, et je passe en revue les étapes à suivre pour s’assurer de la conformité au Règlement. Il ne s’agit pas d’une liste de tâches à accomplir, mais d’un virage fondamental dans la mise en place de la conformité.
Pour commencer, il existe de nombreuses définitions de la conformité, mais deux principes clés se dégagent :
Le permis d’exploitation : si votre organisation est une banque, un hôpital ou un service public en particulier, sa mission est de se conformer au respect de la vie privée, surtout si elle manipule des données sensibles sur les citoyens. Ce genre d’organisations est toujours exposé à des lois. Il est donc important d’intégrer les processus sans délai, au quotidien ; il ne peut pas s’agir d’un exercice qu’on effectue une fois par an.
Le comportement et la culture de l’organisation : la conformité doit faire partie de l’ADN de toute l’entreprise, et être le catalyseur d’un changement du comportement des employés, même si les initiatives liées à la conformité émanent du Comité de Direction. Si la Direction est la seule à imposer les changements, les appels à la conformité porteront leurs fruits trois ou quatre fois, mais le processus peut se déliter à la cinquième fois.
Étant donné le caractère vital de la conformité, il est important de ne pas prendre en compte les seuls processus technologiques, mais aussi leur intégration aux processus business et à la mise à disposition d’informations. Voici quelques conseils de base pour aider les organisations à appliquer le futur Règlement général sur la protection des données.
Comprendre la gouvernance des données.
Avant de s’engager dans un projet de conformité, il est important d’avoir des données de qualité, de comprendre leur origine, le système ou l’application où elles sont stockées, et si les informations sont exactes et complètes. Si des tiers sont impliqués, assurez-vous de l’existence d’accords contractuels relatifs à la conservation et à la propriété de ces données.
Faire une analyse des écarts. Les organisations ont généralement déjà mis en place des contrôles concernant la vie privée. Cependant, lorsqu’un nouvel élément législatif tel que le règlement général sur la protection des données entre en vigueur, il est important de déterminer quels contrôles seront suffisants pour appliquer la législation et d’examiner quels points de contrôles doivent être étendus.
Concevoir et développer des contrôles. Après avoir identifié les faiblesses de votre processus de conformité, par exemple au niveau des ressources humaines ou des finances, il vous faudra définir et mettre en place de nouveaux contrôles pour pallier ces manques.
Installer des logiciels de chiffrement. Afin de garantir le transfert sécurisé des données individuelles, qu’elles concernent un client, un fournisseur ou un employé. Il existe toujours un risque potentiel lié à la vie privée, si ces données sont utilisées à des fins non autorisées.
Prouver la conformité et la traçabilité des informations. Il est important que toutes les données soient en place pour répondre aux questions des auditeurs. Il est envisageable d’avoir recours à un tiers pour exercer une fonction d’assurance qualité avant l’arrivée des auditeurs. Nous aidons les entreprises internationales à faire la preuve de leur conformité, informations précises et exhaustives à l’appui.
De plus en plus, le respect de la vie privée devient une préoccupation. Les organisations doivent avoir une vision complète des données en leur possession, de manière à apporter la preuve solide de leur conformité et à établir une relation de confiance avec les fournisseurs, les clients et les citoyens. Le Règlement général sur la protection des données entrera bientôt en vigueur. Il est désormais temps d’évaluer la gouvernance de vos données et les pratiques de sécurité et de confidentialité qui leur sont appliquées.
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