Mise en conformité RGPD : ce que les PME doivent faire

Entré en vigueur depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données a déjà commencé à bouleverser l’organisation globale des entreprises, quelle qu’en soit leur taille. Apparues complexes, ces nouvelles règles finissent par cacher une démarche qui s’avère finalement simple en respectant quelques étapes. Denis JACOPINI, notre Expert RGPD nous en dit plus.

LeNetExpert : Où en sont aujourd’hui la plupart des PME vis à vis de la démarche de mise en conformité RGPD ? 

Denis JACOPINI : Avant de commencer l’animation d’une formation sur le RGPD, je demande toujours ce qu’on retenu les personnes ayant déjà assisté à des petits déjeuners, des déjeuners, dîners thématiques ou des Webinars sur ce thème.

Systématiquement elles me confient qu’elle n’ont retenu des informations sur leurs obligations, sur la complexité de la démarche mais pas sur la démarche concrète à réaliser.

Ce constat m’a permis de me conforter dans l’idée qu’il était important de construire le contenu de nos formations pour que les dirigeants de PME ou leurs futurs DPO (Data Protection Officer = en français Délégué à la Protection des Données) repartent à la fois en ayant compris l’intérêt de la démarche d’un tel règlement (et ils ont un intérêt direct) mais surtout avec de nombreux outils et des méthodes leur permettant une démarche de mise en conformité RGPD en toute autonomie.

LNE : Quelle sont les démarches que les PME devraient réaliser selon vous ?

Denis JACOPINI : Le 25 mai 2018, le règlement européen est entré en application. De nombreuses formalités auprès de la CNIL ont disparu mais en contrepartie, la responsabilité des organismes a été renforcée. Ils doivent désormais assurer une protection optimale des données à chaque instant et être en mesure de la démontrer en documentant leur conformité. Ces démarches doivent être réalisées avec méthode et étapes.

La CNIL a mis à disposition de tout les organismes concernés par ces démarches un guide : RGPD : se préparer en 6 étapes.

Dans ce guide ont peut y trouver 6 étapes indispensables pour initier la démarche de mise en conformité :

1/ DÉSIGNER UN PILOTE
Pour piloter la gouvernance des données personnelles de votre structure, vous aurez besoin d’un véritable chef d’orchestre qui exercera une mission d’information, de conseil et de contrôle en interne : le délégué à la protection des données. En attendant 2018, vous pouvez d’ores et déjà désigner un « correspondant informatique et libertés », qui vous donnera un temps d’avance et vous permettra d’organiser les actions à mener.

2/ CARTOGRAPHIER VOS TRAITEMENTS DE DONNÉES PERSONNELLES
Pour mesurer concrètement l’impact du règlement européen sur la protection des données que vous traitez, commencez par recenser de façon précise vos traitements de données personnelles. L’élaboration d’un registre des traitements vous permet de faire le point.

3/ PRIORISER LES ACTIONS À MENER
Sur la base de votre registre, identifiez les actions à mener pour vous conformer aux obligations actuelles et à venir. Priorisez ces actions au regard des risques que font peser vos traitements sur les droits et les libertés des personnes concernées. 

4/ GÉRER LES RISQUES
Si vous avez identifié des traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées, vous devrez mener, pour chacun de ces traitements, une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).

5/ ORGANISER LES PROCESSUS INTERNES
Pour assurer un haut niveau de protection des données personnelles en permanence, mettez en place des procédures internes qui garantissent la prise en compte de la protection des données à tout moment, en prenant en compte l’ensemble des événements qui peuvent survenir au cours de la vie d’un traitement (ex : faille de sécurité, gestion des demande de rectification ou d’accès, modification des données collectées, changement de prestataire). 

6/ DOCUMENTER LA CONFORMITÉ
Pour prouver votre conformité au règlement, vous devez constituer et regrouper la documentation nécessaire. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.

LNE : Combien peut coûter à une PME ce type de démarche ?

Denis JACOPINI : Les établissements professionnels, associations et administrations doivent savoir qu’il n’y a aucune obligation de payer quoi que ce soit ou de faire appel à un professionnel. En effet, les organismes souhaitant entamer ou poursuivre leur démarche de mise en conformité peuvent réaliser eux même ces démarches. Le coût sera alors seulement lié au temps passé à réaliser cette démarche qui peut ne pas être négligeable selon la taille ou l’activité de votre structure. Cette démarche peut donc être gratuite pour un établissement qui aura choisi de se former de manière autodidacte ou ou remboursée en totalité si la formation que vous suivez est entièrement prise en charge par un organisme collecteur de la taxe formation.

En fait, le vrai prix dépend du contexte de départ, du volume d’éléments à améliorer et du temps consacré à la démarche de mise en conformité RGPD.

LNE : Quel type d’organisme accompagnez-vous dans leur démarche de mise en conformité ?

Denis JACOPINI : Tout organisme étant concerné, j’accompagne toute taille et tout type d’organisme. En fonction de la taille ou du secteur d’activité la démarche sera différente. Individuelle, de groupe, plus axée sur la formation, plus orientée sur l’accompagnement ou parfois encore, exclusivement basée sur la réalisation de la démarche de mise en conformité, nous nous adaptons à chaque organisme.

LNE : Comment bénéficier d’une démarche de mise en conformité gratuite ou pour avoir une formation prise en charge ?

La plupart des dirigeants savent aujourd’hui qu’ils peuvent demander la prise en charge de formations auprès de l’organisme auprès duquel ils versent leur taxe pour la formation professionnelle. Il vous suffit ensuite de nous formuler votre demande. Après quelques échanges, nous pouvons vous envoyer rapidement une proposition qu’il vous suffira de communiquer à votre organisme. Au terme de cette démarche administrative, un accompagnement personnalisé vous sera proposé afin de vous apprendre l’essentiel de la démarche et l’usage d’outils gratuits à mettre en oeuvre.