Le RGPD en 10 questions. Par François-Xavier Boulin, Avocat.

RGPD :Êtes-vous concerné par la mise en place d’un registre ? Téléchargez le modèle de registre officiel

La fin des déclarations à la CNIL pour la plupart des traitements (ceux qui ne concernent pas des données dites « sensibles ») a entraîné une nouvelle obligation pour les établissements, organismes, administrations, associations concernés : le principe d’accountability. Ce principe entraîne la mise en place d’un registre des traitements. Êtes vous concerné par la mise en place d’un registre ? Si oui, téléchargez un modèle de registre officiel.

Le principe d’accountability est la responsabilisation des opérateurs afin d’assurer une protection optimale des données personnelles qu’ils traitent de manière continue. Les responsables de traitements et les sous-traitants devront mettre en place des mesures de protection des données appropriées et démontrer cette conformité à tout moment (= documenter la conformité). Tout au long du processus de traitement des données, le responsable du traitement devra non seulement garantir mais aussi être en mesure de démontrer qu’il respecte les droits des personnes au regard des finalités du traitement et des risques inhérents au traitement.

Même si, selon l’article 30 du RGPD, seules les organisations comptant au moins 250 salariés doivent mettre en place un registre (document regroupant l’ensemble des traitements, leurs caractéristiques et leur suivi), puisque cette obligation de documentation de conformité (accountability) concerne l’ensemble des établissements professionnels, administratifs et associatifs, même si votre organisme est unipersonnel et ne compte pas plus de 249 salariés, je vous conseille fortement d’utiliser les modèles de registre de la CNIL afin de documenter les traitements réalises par votre établissement.

Vous pouvez le modèle de registre officiel fourni par la CNIL ci-dessous :
Modèle de registre règlement européen (Excel) – Cnil

Vous devrez compléter ce registre en tenant compte des principes essentiels de la protection des données à caractère personnel selon le RGPD et en particulier son article 5, car les données à caractère personnel doivent être :

a) traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée (licéité, loyauté, transparence);

b) collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités; le traitement ultérieur à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques n’est pas considéré, conformément à l’article 89, paragraphe 1, comme incompatible avec les finalités initiales (limitation des finalités);

c) adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données);

d) exactes et, si nécessaire, tenues à jour; toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder (exactitude);

e) conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues dans la mesure où elles seront traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à l’article 89, paragraphe 1, pour autant que soient mises en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées requises par le présent règlement afin de garantir les droits et libertés de la personne concernée) (limitation de la conservation) ;

f) traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées (intégrité et confidentialité);

Vous pouvez le modèle de registre officiel fourni par la CNIL ci-dessous :
Modèle de registre règlement européen (Excel) – Cnil

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Plus d’informations sur : Formation RGPD : L’essentiel sur le règlement Européen pour la Protection des Données Personnelles

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Même si, selon l’article 30 du RGPD,

Chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité. Ce registre comporte toutes les informations suivantes:
=> Article: 4,

a) le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du délégué à la protection des données; ,

b) les finalités du traitement;

c) une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel;

d) les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales; ,

e) le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées; ,

f) dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données;

g) dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l’article 32, paragraphe 1.

Le Règlement expose en détail les principes relatifs au traitement des données à caractère personnel (article 5) et les conditions de licéité des traitements (article 6).

Selon le RGPD et en particulier son article 5, les données à caractère personnel doivent être :